Strategische Personalplanung – Wie überzeuge ich die Entscheider/-innen? 


Eine vorausschauende Personalplanung sichert Unternehmen aller Größen die im demographischen Wandel knapper werdenden Mitarbeiterressourcen. Im Vorteil ist, wer seinen Personalbedarf kennt, Mitarbeiter/-innen weiterentwickelt und gezielt rekrutiert. Große Unternehmen haben dieses erkannt und stellen sich strategisch auf, KMU stehen damit meist noch am Anfang. 

Im Auftaktforum bei der Techniker Krankenkasse führte Dr. Kai Berendes, Leiter des überregionalen Arbeitskreises "Strategische Personalplanung" im ddn Das Demographie Netzwerk e. V. und Executive Partner Dynaplan, in die Grundlagen der strategischen Personalplanung (verlinken)ein. Aus dem Forum bildete sich eine Arbeitsgruppe von im Prozess fortgeschrittenen Großunternehmen, die sich als geschlossener Kreis mehrmals jährlich zum Austausch treffen.

"Personalplanung für Einsteiger" – Starterset und KMU-Planungsrechner in der Praxis Erfolgreicher Abschluss der diesjährigen Workshopreihe für mittelständische Unternehmen

Warum ist die strategische Personalplanung in mittelständischen Betrieben ein „Muss“ und wie kann ein neu entwickeltes Tool dabei unterstützen? Antworten auf diese Fragen erhielten die Teilnehmer/-innen des Workshops „Personalplanung für Einsteiger“ am 22.11.2017 von Dr. Kai Berendes, Dynaplan AG, und Dr. Kai Stracke, wmp consult. Sie stellten das Starterset zur strategischen Personalplanung und den KMU-Planungsrechner vor und gaben Hinweise zur betrieblichen Mitbestimmung und zum Datenschutz.

Die Herausforderung für Betriebe sieht Dr. Berendes darin, die Lücke zwischen Personalbestand und zukünftigem Bedarf zu schließen. Angesichts der demographischen Entwicklung und dem Fachkräftemangel sowie der rasanten Veränderungen durch die Digitalisierung wird dieses zukünftig noch schwieriger werden. Wichtig ist es, die Geschäftsdynamik ebenso wie die Personaldynamik im Blick zu haben (s. Skizze). Während sich die betrieblichen Komponenten sehr schnell verändern können, ist auf der Personalseite mit längeren Vorlaufzeiten für Qualifizierung oder Beschaffung zu rechnen. Mithilfe des Planungsrechners können Simulationen für zukünftige Entwicklungen erstellt werden. Das Tool leitet den Nutzer von der Clusterung nach Funktionen (Jobfamilien) über die Kapazitätsberechnung und die Aufstellung von Kompetenzlisten bis hin zur Maßnahme. Dabei kann sowohl das Gesamtunternehmen wie die einzelne Jobfamilie betrachtet werden.

Zusätzlich zum Planungsrechner umfasst das Starterset weitere hilfreiche Instrumente, u. a. ein Handbuch und einen Selbstcheck SPP, die bei der Umsetzung einer strategischen Personalplanung unterstützen. Auch ein Ratgeber für Betriebsräte wurde erstellt. Der Arbeitgeber sei laut BetrVG nicht dazu verpflichtet, den Betriebsrat am „eigentlichen“ Personalplanungsprozess zu beteiligen, erläuterte Dr. Kai Stracke, er müsse aber über den Personalbedarf und sich daraus ergebende personelle Maßnahmen informiert werden und habe ein Mitbestimmungsrecht bei Folgeaktivitäten. Als vertrauensbildende Maßnahme empfiehlt der Referent, den Betriebsrat von Beginn an mit einzubeziehen.Die Erfahrungen der Teilnehmer/-innen reichten von keinerlei strategischer Personalplanung bis hin zu der Suche nach einem passenden Instrument, wenn bereits eine Unternehmensstrategie, eine Altersstrukturanalyse, eine IST-Bestandsaufnahme, Jobfamilien und eine „mit Excel erstellte“ Personalplanung vorlagen. „Ein Tool kann den Betrieb jedoch nicht davon entlasten, die eigene Situation zu durchdenken“, stellte Dr. Berendes klar, „es geht in der strategischen Planung um mehr als um das Zählen von Köpfen.“
 
Hilfestellung gibt die Workshopreihe „Personalplanung für Einsteiger“ des Demographie Netzwerkes Hamburg. An vier Terminen im Jahr erhalten KMU eine Einführung in die strategische Personalplanung, lernen Instrumente kennen und erproben diese in der betrieblichen Praxis. „Wir arbeiten in kleinen Gruppen und gehen von den konkreten Themen in den Betrieben aus“, erläutert Workshopleiter Reinhard Hradetzky von LOGOS UG. Er kündigte an, den KMU-Planungsrechner in den Instrumentenkasten mit aufzunehmen und die Teilnehmer/-innen bei der Anwendung zu unterstützen. „Der Planungsrechner hilft bei der Strukturierung und liefert Denkanstöße“, sagt der erfahrene Berater, „die Workshops liefern das notwendige Basiswissen und geben Raum für individuelle Fragen und den Austausch mit Kollegen/-innen aus anderen Unternehmen.“

Workshop-Termine 2018: 

  • Mi, 14.02.2018
  • Mi, 25.04.2018
  • Mi, 20.06.2018
  • Mi, 12.09.2018

Die Veranstaltungen finden jeweils von 16:30 bis 19:00 Uhr in der KWB e. V., Kapstadtring 10,22297 Hamburg, statt. Die Teilnahme ist kostenfrei. Bitte schreiben Sie eine formlose E-Mail an Sebastian Hentschel, hentschel@kwb.de.

Das Starter-Set und er KMU-Planungsrechner, die mit finanzieller Förderung der Initiative Neue Qualität der Arbeit des Bundesarbeitsministeriums (INQA) entwickelt wurden, stehen unter www.spp-kmu.de kostenfrei zum Download zur Verfügung.

Dokumentation:
Die Präsentationen von Dr. Kai Berendes und Dr. Stefan Stracke können Sie unter diesem Link auf YouTube nachverfolgen.
Sie finden die Videopräsentationen auch in der Videothek des ddn e. V.
Präsentationsfolien „Das KMU-Starterset“
Präsentationsfolien „Die Rolle des Betriebsrates“


Download zum Auftaktforum 13.12.2012, Techniker Krankenkasse:

Neue Workshopreihe 2017:
„Kurs auf unternehmerische Zukunft! – So gelingt Personalplanung in mittelständischen Unternehmen“

Kurs auf unternehmerische Zukunft!

Start der Workshopreihe "Personalplanung für Einsteiger"

Workshopleiter Reinhard Hradetzky


Wie schaffen Sie es, die richtigen Mitarbeiter/-innen zur richtigen Zeit am richtigen Ort zu haben? Wie werden Unternehmensstrategie und Personalarbeit miteinander verzahnt?
Die Planung von Personalressourcen sichert Unternehmen Fachkräfte und ist somit ein Erfolgsfaktor – auch für kleine und mittlere Betriebe, die keine eigene Personalabteilung besitzen.


Wir laden Sie herzlich ein zum Auftaktworkshop:

"Personalplanung für Einsteiger: Unternehmensstrategie und Umfeldanalyse"
Mittwoch, 5. April 2017, 9:00 bis 12:30 Uhr
KWB e. V., Haus der Wirtschaft, Kapstadtring 10, 22297 Hamburg


Gehen Sie mit uns auf eine Reise in die Zukunft Ihres Unternehmens. Schauen Sie sich Ihr Unternehmensschiff genau an: 

  • Welche Route schlagen wir ein?
  • Welchem Wind und Wetter sind wir ausgesetzt?
  • Wie ist die Mannschaft aufgestellt?
  • Sind alle Aufgabenfelder gut besetzt?
  • Wie ändern sich die Anforderungen während der Reise?
  • Wer kann wen unterstützen oder ersetzen?

Sie lernen praxistaugliche Instrumente kennen, die Sie mit überschaubarem Aufwand einsetzen und am Beispiel des Kreuzfahrtschiffs "Marina Nova" erproben können: Ein Schiff mit 252 Metern Länge und 1096 Kabinen für 2500 Passagiere, die von 646 Crewmitarbeitern mit vielfältigen Qualifikationen und Hierarchien betreut werden. Hören Sie außerdem die Erfolgsstory eines erfahrenen Kapitäns und erarbeiten Sie Vorschläge für die Umsetzung der Planungsinstrumente im eigenen Unternehmen. 

In unserem Auftaktworkshop erfahren Sie, wie Sie Ihre Unternehmensziele mit Ihrer Personalplanung in Einklang bringen und welche externen Einflüsse Sie beachten müssen.

Merken Sie sich gerne schon die Termin der fortführenden Workshops vor:

Workshop 2

"Jobfamilien und Altersstrukturanalyse"

Mi., 14. Juni 2017

Workshop 3

"Einführung in die Personalbedarfsrechnung"

Mi., 13. Sept. 2017

Workshop 4

"Personal- und Maßnahmenplanung in der Praxis"

Mi., 22. Nov. 2017


     
Die Teilnahme ist kostenfrei. 
Senden Sie Ihre formlose Anmeldung bitte an hentschel@kwb.de.


Strategische Personalplanung für KMU

Gute Personalarbeit bringt kleinen und mittleren Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil bei der Gewinnung und Bindung von Fachkräften. Doch wie kann ein mittelständischer Betrieb diese umsetzen, wenn dafür nur wenige Ressourcen zur Verfügung stehen? Das Demographie Netzwerk Hamburg stellt Ihnen praxistaugliche Instrumente vor, die Sie mit überschaubarem Aufwand einsetzen können. Auch für den Erfahrungsaustausch gibt es genügend Raum.

Am 30. Juni 2016 begann die dritte Staffel der vierteiligen Workshopreihe. Das neue Konzept ist modular aufgebaut und sieht eine klare thematische Trennung der einzelnen Workshops vor. Der Vorteil liegt darin, dass die Teilnehmer/-innen auch einzelne Workshops aus der Reihe auswählen können, wenn sie nicht alle Termine einrichten können. Die vier Workshops ergänzen sich zu einem vollständigen Überblick zur strategischen Personalplanung.

  • Workshop 1: „Praktische Anforderungen an eine zeitgemäße Personalplanung in mittelständischen Betrieben“, Donnerstag, 30. Juni 2016
    • Unternehmensstrategie
    • Umfeldanalyse
  • Workshop 2: „Jobfamilien und Altersstrukturanalyse“, Donnerstag, 8. September 2016
    • Bildung und Nutzen von Jobfamilien
    • Konzept und Werkzeuge zur Altersstrukturanalyse
  • Workshop 3: „Personalbedarfsplanung“, Donnerstag, 10. November 2016
    • Ist-Kennzahlen Produkte/Prozesse
    • Ist-Kennzahlen Personalbestand
    • Kapazitätsplanung und Personalbedarfsermittlung
    • Planungsprozess anhand von Scenarien
    • Schnittstelle zur Personalbeschaffung/-qualifizierung
  • Workshop 4: „Maßnahmenplanung und Best Practice“, Donnerstag, 1. Dezember 2016
    • Präsentation Musterunternehmen
    • Abgleich Konzept mit Best-Practice-Beispiel und eigenem Unternehmen

Die Workshops finden jeweils von 16:00 bis 20:00 Uhr in den Räumen der KWB e. V., Haus der Wirtschaft, Kapstadtring 10, 22297 Hamburg, statt.

Die Teilnahme ist kostenfrei. Senden Sie Ihre formlose Anmeldung bitte an Sebastian Hentschel hentschel@kwb.de.

 

 

Auftakt-Workshop 28. Mai 2015

Im ersten Workshop der neuen Reihe folgte auf eine Bestimmung des aktuellen Status zur SPP in den Teilnehmerunternehmen ein Input zum Demografischen Wandel und seinen Implikationen. Anschließend stellte der Workshopleiter Reinhard Hradetzky die Bausteine einer strategischen Personalplanung vor.

Der Prozess zur Implementierung wird im Laufe der Workshopreihe anhand einer Musterfirma idealtypisch durchlaufen. Diese Firma mit den entsprechenden Kennzahlen wurde den Teilnehmern/-innen präsentiert.

An erster Stelle der strategischen Planung steht eine Umfeldanalyse, um einzuschätzen, was den Personalbedarf und die Personalbeschaffung beeinflusst wie zum Beispiel wirtschaftliche und gesetzliche Rahmenbedingungen, technische Entwicklungen, der Wettbewerb oder die geographische Lage.

Die Sicht nach innen beginnt mit der Berücksichtigung der Unternehmensstrategie und -planung. Daraus werden die Anforderungen an die strategische Personalplanung abgeleitet. An diesem Punkt wird der Folgeworkshop am 23. Juli 2015 anknüpfen.

Weiterhin werden wir uns mit diesen Themen beschäftigen:  

  • Unternehmensstruktur: Qualifikationen und Berufsbilder
  • Was leistet die Altersstrukturanalyse? Wie kommen wir an die nötigen Informationen?
  • Wie werden Jobfamilien gebildet?

Neue Teilnehmer/-innen können gerne noch hinzukommen. Senden Sie Ihre formlose Anmeldung bitte an schellhas@kwb.de.

Workshopreihe 2013/14

 

Auftaktworkshop 2013: Erfolgreich planen – voneinander lernen

Workshop-Leiter Reinhard Hradetzky von der LOGOS Beratung und Entwicklung GmbHMärkte verändern sich, Kundenanforderungen steigen, Mitarbeiter/-innen werden zur wichtigsten Ressource – immer mehr Betriebe kommen zu der Einsicht, dass sie heute eine strategische Personalplanung benötigen, um zukünftige Entwicklungen unter Berücksichtigung des demographischen Wandels zu antizipieren.

Das Demographie Netzwerk Hamburg greift diesen Bedarf auf und bietet eine vierteilige Workshop-Reihe an, die sich speziell an kleine und mittlere Unternehmen wendet. Am Montag, dem 2. Dezember 2013, fand der zweite von vier dreistündigen Terminen statt. Die Teilnehmer/-innen erarbeiteten unter fachkundiger Leitung in kleinen, betriebsübergreifenden Gruppen Lösungen für ihren Betrieb, deren zeitlicher, finanzieller und personeller Aufwand für die Nutzer/-innen vertretbar und praktikabel ist. Vorgestellt wurden praxistaugliche Instrumente und Techniken der strategischen Personalplanung sowie Anwendungsbeispiele aus Unternehmen.

Als Blaupause diente ein Modellunternehmen, um den Planungsprozess idealtypisch zu durchlaufen. Mit einbezogen wurden konkrete Fragestellungen aus der Unternehmenspraxis der Teilnehmer/-innen. Das Programm richtete sich an den Bedarfen der Teilnehmenden aus und bot genügend Raum für den Erfahrungsaustausch.

Die Präsentation finden sie hier

 

 

 


Von der Kompetenzerfassung zur Bildung von Jobfamilien

Beim dritten Termin der vierteiligen Workshopreihe für Unternehmen zur Erarbeitung von Handlungshilfen für KMU stand am 3. Februar 2014 die Bildung von Jobfamilien im Fokus.

Ein Instrument zur Früherkennung von Handlungsbedarf auf dem Weg zu einem demographiegerechten Personalmanagement ist die Altersstrukturanalyse. Frau Sabisch-Schellhas stellte beispielhaft ein von der KWB e. V. entwickeltes Tool vor. Die Altersstrukturanalyse gibt Auskunft über die Verteilung der Altersklassen innerhalb des Unternehmens, bildet Zukunftsszenarien ab und berücksichtigt individuell festzulegende Parameter wie geplante Einstellungen, Renteneintrittsalter oder Übernahmequote der Auszubildenden. Unternehmen finden diverse Anbieter von Werkzeugen über die Initiative Neue Qualität der Arbeit (INQA) oder bei den Krankenkassen.

Reinhard Hradetzky, LOGOS Beratung und Entwicklung GmbHDer Workshopleiter, Reinhard Hradetzky, Logos Beratung und Entwicklung GmbH, definierte eine Jobfamilie als hierarchieübergreifende Gruppen mit ähnlichen Kompetenzen und Fachkenntnisse.

Diese Definition liegt auch dem Praxisbeispiel zugrunde, das Sebastian Sukstorf, Personalentwickler bei der Dingfelder+Hadler AG, im Workshop vorstellte. In dem seit 2012 laufenden Projekt zur Einführung des Talent Managements in der D+H Gruppe wurde in allen Fachbereichen eine neue Stellenarchitektur abgeleitet und die jeweiligen Stellenprofile erhoben. Die Stellenprofile enthalten sowohl Kompetenzen als auch fachliche Kenntnisse, die über konkrete Verhaltensanker beschrieben werden.Gemeinsam entwickelten die Führungskräfte und Mitarbeiter in dem workshopbasierten Projekt die Stellenprofile mit den relevanten Hauptaufgaben sowie den Kompetenzen und Fachkenntnissen. Die Einbeziehung aller Hierarchiegruppen über eine dreistufige Workshopreihe gewährleistete von Beginn des Projektes die Unterstützung der Belegschaft.

Die Jobfamilien werden aus den Stellenprofilen abgeleitet. Über die Bildung von Clustern werden ähnliche Stellenprofile zusammengefasst. Durch eine Multiple Factor Analysis (MFA) werden Ähnlichkeiten bei den Kompetenzen und Fachkenntnissen der Stellenprofile analysiert.Sebastian Sukstorf, Dingfelder+Hadler AG
 
Bei der statistischen Datenanalyse und deren grafischer Aufbereitung kam das Statistikprogramm „R“ zum Einsatz. Die Workshop Teilnehmer/-innen waren von dem geradezu idealtypisch verlaufenen Prozess bei Dingfelder+Hadler AG begeistert.

Nicht alle sahen in ihren Unternehmen jedoch die Voraussetzungen gegeben, die zum Erfolg eines solchen Vorhabens führen.
Beispielsweise könnten sich ein konfrontativer Betriebsrat oder eine kommunikationsarme Unternehmenskultur als hemmend erweisen. Als förderliche Faktoren nannten die Beteiligten die Einbeziehung der Mitarbeiter/-innen, die Transparenz der Prozessabläufe und das Aufzeigen persönlicher Wachstumsmöglichkeiten für den einzelnen. Vor allem sei es wichtig, dass der Personaler sich Verbündete im Unternehmen suche, sagt Reinhard Hradetky, und dass er von einem Fach- und einem Machtpromoter unterstützt werde.

Im vierten und letzten Termin der Workshopreihe am 14. April 2014, 16:00 bis 19:00 Uhr, ging es um konkrete Umsetzungshilfen zur strategischen Personalplanung.